Compreender o que é o arquivo XML da NFe é fundamental para que sua empresa não corra riscos de tomar alguma multa. Neste artigo, vamos começar a falar sobre o que é o arquivo XML, a sua importância e quais suas obrigações em relação à este arquivo.
Mas primeiramente, precisamos falar sobre a Nota Fiscal. Ela é um documento obrigatório em qualquer tipo de comercialização, como compra, vendas e circulação de mercadorias. Desde que a Nota Fiscal Eletrônica foi criada. o processo de emissão tornou-se mais ágil e menos burocrático. Porém, em razão disso, surgiram assuntos que devem ser compreendidos, como o que é o arquivo XML.
Descubra, neste post, o que é o arquivo XML e qual sua importância para os negócios. Acompanhe!
O que é o arquivo XML, afinal?
O arquivo XML nada mais é do que a forma virtual da NF-e. Ele é o modelo usado para registro dos dados e informações referentes à nota fiscal eletrônica. Ele segue um padrão nacional de escrituração tributária.
Ao contrário do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), sobre o qual falaremos a seguir, o arquivo XML não é enviado junto à mercadoria. O fornecedor deve enviá-lo ao cliente para consulta e armazenamento digital.
Conheça os principais campos e informações do arquivo XML:
- dados da NF-e: modelo, número, série, data de emissão, data de entrada/saída e valor total;
- dados do emitente: nome e razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
- dados do destinatário: nome e razão social, CPF ou CNPJ, endereço e inscrição estadual;
- dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade (volume), peso, unidade comercial e valor;
- dados referentes ao ICMS: valor dos produtos, base de cálculo, valor do seguro, valor do frete de substituição, IPI, PIS e Cofins;
- dados do transporte: tipo de frete, informações do transportador (CNPJ e endereço), dados sobre o veículo — placa e RNTC (Registro Nacional de Transportadores de Carga) — e da mercadoria transportada (quantidade, peso bruto e líquido);
- dados de cobrança: forma de pagamento e endereço;
- informações adicionais: esclarecimentos de interesse do contribuinte.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE é o papel que acompanha o produto vendido. Ele informa os principais dados da NF-e que sua empresa recebe quando adquire uma mercadoria e que envia ao cliente quando vende.
Muitas pessoas ainda acham que esse documento é a versão impressa da nota fiscal, o que é um grande erro. Isso porque a verdadeira nota se encontra no arquivo XML, que precisa ser disponibilizado para cada comercialização.
Além dos registros referentes à transação, o DANFE traz também uma chave de acesso. Esta chave é composta por uma codificação única de 44 dígitos. Ao digitá-la no portal da NF-e, você consegue fazer uma consulta resumida ou completa dos campos da nota. Para baixá-la no formato XML, porém, é necessário ter um certificado digital.
Vale ressaltar que o DANFE não substitui o XML, pois não tem valor fiscal. Portanto, não precisa ser armazenado pelas partes envolvidas na transação.
Quais são as obrigações sobre o arquivo XML da NF-e?
A legislação fiscal impõe que as notas fiscais eletrônicas devem ser guardadas por 5 anos mais o ano vigente. O prazo serve para troca ou garantia de produtos/serviços. Além disso, caso ocorra uma fiscalização da Receita Federal, você poderá ser obrigado a apresentar os arquivos.
Apesar de ter conhecimento sobre todos os documentos fiscais emitidos, a Sefaz deixa claro as regras. Todos os envolvidos em uma transação precisam armazenar as notas conforme o período indicado.
Importante: a impressão dos arquivos XMLs das NF-es não é necessária. Todo esse processo virtual foi elaborado exatamente para reduzir o volume de papéis impressos.
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Como armazenar o XML das suas NF-es?
É muito mais cômodo e seguro manter os arquivos fiscais guardados na nuvem. Dessa forma, as chances de eles serem extraviados ou perdidos é praticamente nula.
Contudo, se você armazena essas XMLs no computador da sua empresa e, eventualmente, esses documentos são perdidos, você não conseguirá resgatá-los. Desse modo, terá que contar com a sorte para não ser fiscalizado pela Receita Federal.
Para você ter uma ideia, a própria Secretaria da Fazenda informa que o armazenamento digital desses registros, incluindo o backup, tem um custo muito mais baixo do que a reserva física, como era feito no passado.
Quais são os benefícios do XML da NF-e?
Você, empreendedor, deve utilizar a tecnologia sempre a favor da sua empresa. O arquivo XML da NF-e foi desenvolvido para integrar dados, reduzir custos com materiais impressos assim como agilizar as operações fiscais que antes consumiam muito tempo.
Dessa forma, os recursos do negócio podem ser direcionados para processos que visam o aumento da produção e à melhoria dos produtos e serviços.
Os sistemas de armazenamento de XML permitem que os arquivos fiscais fiquem bem mais ordenados. Isso torna possível fazer o controle diário e gerar relatórios sempre que você ou seus colaboradores necessitarem.
Assim, o seu contador terá em mãos os dados necessários para que não haja retrabalho, o que diminui suas chances de ter que arcar com juros, multas e impostos. Dessa forma, você terá maior controle sobre seus assuntos contábeis e também sobre o seu fluxo de caixa.
Como evitar fraudes com as notas fiscais?
Nenhum empreendedor está livre de fraudes com arquivos fiscais. Por conta disso, é necessário ter um controle cuidadoso em relação às NF-es emitidas contra o número do seu CNPJ.
Ao consultar o XML da NF-e, se você localizar alguma informação que não condiz com as suas atividades, é possível efetuar a Manifestação do Destinatário. Isso pode ser feito com o auxílio de um sistema de consulta, que trará todos os dados que você necessita em poucos cliques.
O arquivo XML é muito mais do que uma representação da nota fiscal. Ele permite obter conhecimento, gerar relatórios rápidos e traçar estratégias para a sua empresa com base em dados precisos.
Por que utilizar a tecnologia durante esse processo?
Por conta da obrigatoriedade de emissão e de armazenamento de cada arquivo XML, pode tornar-se inviável à empresa acessar o portal nacional da NF-e e, individualmente, teclar o código de acesso referente a cada produto para baixar e armazenar uma cópia digital da nota fiscal. Numa rotina de várias notas diárias, quanto tempo essa operação burocrática consumiria?
A saída pode estar na implantação de um software de gestão ERP que disponibilize, entre os seus mecanismos, a emissão de notas e o download imediato de todas aquelas lançadas contra o seu CNPJ.
Assim, seus documentos fiscais podem ser organizados de forma muito mais prática, otimizando o controle e preparando a corporação para enfrentar possíveis ações do Fisco.
Esperamos que, com as informações ditas ao longo deste post, você tenha compreendido o que é o arquivo XML da NF-e e qual a sua importância para as empresas. Aproveite essa oportunidade e conheça mais sobre nosso Coleta XML.
