Vamos começar a falar sobre o que é o arquivo XML . Para você compreender melhor, vamos começar falando com a  NF  que é um documento obrigatório em qualquer tipo de comercialização (compras, vendas e circulação de mercadorias). Desde que a nota eletrônica foi criada, o processo de emissão tornou-se mais rápido e menos burocrático. Em razão disso, surgiram assuntos que devem ser compreendidos, como o que é o arquivo XML.

Descubra, neste post, o que é o arquivo XML e qual sua importância para os negócios. Acompanhe!

O que é o arquivo XML, afinal?

O arquivo XML é a forma virtual da NF-e, sendo o modelo usado para registro dos dados e informações referentes à nota fiscal eletrônica, que é emitida quando ocorre a comercialização de um produto ou serviço. Ele segue um padrão nacional de escrituração tributária.

Ao contrário do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), sobre o qual falaremos a seguir, o arquivo XML não é enviado junto à mercadoria, competindo ao fornecedor enviá-lo ao cliente para consulta e armazenamento digital.

Conheça os principais campos e informações do arquivo XML:

• dados da NF-e: modelo, número, série, data de emissão, data de entrada/saída e valor total;
• dados do emitente: nome e razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
• dados do destinatário: nome e razão social, CPF ou CNPJ, endereço e inscrição estadual;
• dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade (volume), peso, unidade comercial e valor;
• dados referentes ao ICMS: valor dos produtos, base de cálculo, valor do seguro, valor do frete de substituição, IPI, PIS e Cofins;
• dados do transporte: tipo de frete, informações do transportador (CNPJ e endereço), dados sobre o veículo — placa e RNTC (Registro Nacional de Transportadores de Carga) — e da mercadoria transportada (quantidade, peso bruto e líquido);
• dados de cobrança: forma de pagamento e endereço;
• informações adicionais: esclarecimentos de interesse do contribuinte.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é o papel que acompanha o produto vendido. Ele nada mais é do que uma descrição que informa os principais dados da NF-e, que sua empresa recebe quando adquire uma mercadoria e que envia ao cliente quando vende.

Muitas pessoas ainda acham que esse documento é a versão impressa da nota fiscal, o que é um grande erro. Isso porque a verdadeira nota se encontra no arquivo XML, que, da mesma forma, precisa ser disponibilizado para cada comercialização.

Além dos registros referentes à transação, o DANFE traz também uma chave de acesso, composta por uma codificação única de 44 dígitos. Ao digitá-la no portal da NF-e, você consegue fazer uma consulta resumida ou completa dos campos da nota. Para baixá-la no formato XML, porém, é necessário ter um certificado digital.

Vale ressaltar que o DANFE não substitui o XML, pois não tem valor fiscal e, portanto, não precisa ser armazenado pelas partes envolvidas na transação.

Quais são as obrigações sobre o arquivo XML da NF-e?

A legislação fiscal impõe que as notas fiscais eletrônicas devem ser guardadas por 5 anos mais o ano vigente. Isso serve tanto para troca ou garantia de produtos/serviços quanto para a ocorrência de uma fiscalização da Receita Federal.

Apesar de a Sefaz ter conhecimento sobre todos os documentos fiscais emitidos, ela deixa claro que é preciso que todos os envolvidos numa transação armazenem as notas conforme o período indicado.

Importante: a impressão dos arquivos XMLs das NF-es não é necessária. Todo esse processo virtual foi elaborado exatamente para reduzir o volume de papéis impressos.

Como armazenar o XML das suas NF-es?

É muito mais cômodo e seguro manter os arquivos fiscais guardados na nuvem, pois, dessa forma, as chances de eles serem extraviados ou perdidos é praticamente nula.

Contudo, se você armazena essas XMLs no computador da sua empresa e, eventualmente, esses documentos são perdidos, você não conseguirá resgatá-los. Desse modo, terá que contar com a sorte para não ser fiscalizado pela Receita Federal.

Para você ter uma ideia, a própria Secretaria da Fazenda informa que o armazenamento digital desses registros, incluindo o backup, tem um custo muito mais baixo do que a reserva física, como era feito no passado.

Quais são os benefícios do XML da NF-e?

Você, empreendedor, deve utilizar a tecnologia sempre a favor da sua empresa. O arquivo XML da NF-e foi desenvolvido para integrar dados, reduzir custos com materiais impressos e agilizar as operações fiscais que antes consumiam muito tempo.

Dessa forma, os recursos do negócio podem ser direcionados para processos que visam ao aumento da produção e à melhoria dos produtos e serviços ofertados.

Os sistemas de armazenamento de XML permitem que os arquivos fiscais fiquem bem mais ordenados, tornando possível fazer o controle diário e gerar relatórios sempre que você ou seus colaboradores necessitarem.

Assim, o seu contador terá em mãos os dados necessários para que não haja retrabalho, o que diminui suas chances de ter que arcar com juros, multas e impostos. Dessa forma, você terá maior controle sobre seus assuntos contábeis e também sobre o seu fluxo de caixa.

Como evitar fraudes com as notas fiscais?

Nenhum empreendedor está livre de fraudes com arquivos fiscais. Por conta disso, é necessário ter um controle cuidadoso em relação às NF-es emitidas contra o número do seu CNPJ.

Ao consultar o XML da NF-e, se você localizar alguma informação que não condiz com as suas atividades, é possível efetuar a Manifestação do Destinatário. Isso pode ser feito com o auxílio de um sistema de consulta, que trará todos os dados que você necessita em poucos cliques.

O arquivo XML é muito mais do que uma representação da nota fiscal. Ele permite obter conhecimento, gerar relatórios rápidos e traçar estratégias para a sua empresa com base em dados precisos.

Por que utilizar a tecnologia durante esse processo?

Por conta da obrigatoriedade de emissão e de armazenamento de cada arquivo XML, pode tornar-se inviável à empresa acessar o portal nacional da NF-e e, individualmente, teclar o código de acesso referente a cada produto para baixar e armazenar uma cópia digital da nota fiscal. Numa rotina de várias notas diárias, quanto tempo essa operação burocrática consumiria?

A saída pode estar na implantação de um software de gestão ERP que disponibilize, entre os seus mecanismos, a emissão de notas e o download imediato de todas aquelas lançadas contra o seu CNPJ.

Assim, seus documentos fiscais podem ser organizados de forma muito mais prática, otimizando o controle e preparando a corporação para enfrentar possíveis ações do Fisco.

Esperamos que, com as informações ditas ao longo deste post, você tenha compreendido o que é o arquivo XML da NF-e e qual a sua importância para as empresas. Aproveite essa oportunidade e conheça mais sobre nosso Coleta XML.