Qualquer empresa que tenta reduzir o estoque e seus custos associados começa a enfrentar alguns desafios. Conquistar níveis ótimos de estoque é um objetivo crítico que requer atenção diligente e ação diária.

Os resultados, no entanto, medidos pela melhora no atendimento ao cliente, aumento de vendas, redução de custos e, finalmente, mais lucratividade, valem o esforço. Mas como, então, conquistar essa meta?

O primeiro passo é eliminar erros na gestão de estoque. Para que você saiba como, abaixo listamos os principais deles para que possa evitar que aconteçam sob sua gestão ou, mesmo, corrigi-los. Acompanhe conosco!

1. Faltam métricas para medir o desempenho

Você pode já ter ideia dos erros na gestão de estoque que sua organização está cometendo. Mas como corrigir problemas quando não tem nenhum padrão ou métrica estabelecida — nenhuma medida de atendimento ao cliente, giro de estoque ou eficiência de inventário?

Um bom ponto de partida é iniciar o rastreamento obrigatório da taxa de preenchimento (fill rate) e do giro de estoque de todos os produtos. Essas são duas métricas com as quais seus gerentes de produto devem lidar – o tempo todo. É importante monitorar a taxa de preenchimento diariamente.

No entanto, a frequência de medição de giro do inventário depende dos ciclos de vendas e de produção de sua empresa. Independentemente do que você considera melhor para suas operações, os gerentes devem acompanhar e melhorar essas taxas.

2. Funcionários mal qualificados para gerenciar o inventário

Sabemos que é difícil encontrar tempo para otimizar as operações ou planejar treinamentos quando é preciso manter tudo funcionando o tempo todo. Entretanto, para evitar erros na gestão de estoque, você precisa de trabalhadores nos quais possa confiar para fazer o trabalho bem.

Ao tomar medidas para implementar um sistema de controle de inventário, considere as soluções a seguir para evitar frustrações para você e seus funcionários:

• Contrate as pessoas certas: sua empresa potencialmente tem muito dinheiro atrelado ao estoque. Para cuidar dele, você deve contratar gerentes de estoque profissionais ou pessoas que tenham um histórico sólido na área;

• Responsabilidade dos gestores de inventário: tem alguma ideia de quem é responsável pelo inventário no seu armazém? É importante ter uma pessoa (ou pessoas) de confiança que conheça e apoie totalmente seus objetivos estratégicos. Se esse não for o caso da sua empresa, suas metas talvez nunca sejam cumpridas;

• Enfatize o treinamento desde o início: muitos fornecedores que oferecem software e soluções de gerenciamento empresarial realizam treinamento no local para seus funcionários. Aproveite esta oportunidade. O treinamento geralmente é personalizado para sua empresa e todos devem aprender as melhores práticas desde o início.

  

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3. Não realizar verificações frequentes de estoque

Fazer a contagem do estoque pode ser uma dor de cabeça. Você basicamente precisa interromper o processamento de todos os pedidos em seu depósito, contar cada item em cada prateleira, em cada local de depósito, um a um, verificar se esse número corresponde ao que você tem no sistema e atualizar as discrepâncias.

Contudo, não realizar essas contagens com frequência é um dos grandes erros na gestão de estoque. Tudo bem que isso pode se tornar uma tarefa incrivelmente demorada – especialmente se você tiver um grande depósito com vários locais de estoque. Mas há uma maneira de acelerar o processo!

A solução é saber escolher um sistema de gerenciamento de estoque com um scanner totalmente integrado. Isso pode remover a dor e o incômodo das verificações de estoque, de modo que essas verificações sejam convertidas em tarefas que levem apenas uma hora ou um pouco mais.

4. Fazer o controle manual e gerar erros na gestão de estoque

Se você está usando o Excel ou algum outro processo manual para rastrear seu estoque, está desperdiçando tempo e dinheiro analisando papéis e corrigindo erros na gestão de estoque um por um. O Excel e outros processos manuais não funcionam em tempo real nem permitem que vários usuários acessem-nos ao mesmo tempo.

Um sistema automatizado, ao contrário, permite que vários funcionários acompanhem itens em vários locais, tudo isso enquanto monitoram pedidos e remessas para esses itens.

Você pode até se encontrar sem conhecimento sobre fatores importantes, como o estoque que você tem em um determinado momento. Isso frustrará seus funcionários e, se você – e eles — não puderem atender às necessidades do cliente, eles irão para outro local. Sua empresa nunca atenderá às demandas atuais do mercado se você não planejar proativamente o futuro.

Mudar para um sistema automatizado de gerenciamento de estoque fornecerá dados em tempo real, para que você saiba sempre o que está em estoque ou o que está em alta. Com acesso constante a dados precisos, você sempre saberá o que seus clientes desejam.

E quando os clientes estiverem satisfeitos, você também ficará: mais especificamente, você coletará receita em vez de poeira dos produtos em seu depósito.

5. Previsão de demanda (forecast) imprecisa

A previsão, ou forecast, é uma estimativa do que os clientes comprarão. Uma estimativa incorreta resulta em erros na gestão de estoque e um desequilíbrio entre a demanda e oferta. Projetar um forecast preciso leva ao pedido de uma quantidade adequada de produtos e disponibilização dos mesmos no estoque no tempo certo.

Uma previsão errada traz uma das duas situações: abundância ou escassez.

A abundância leva a um excesso de produtos acabados e seus custos associados; o deficit resulta na incapacidade de preencher pedidos de clientes e perda de vendas.

Vários motivos afetam a precisão do seu forecast e a consequente geração de erros na gestão de estoque.

Em primeiro lugar, não adquirir um método de determinação adequado. Outro problema é não ser capaz de identificar quais produtos devem ser incluídos no forecast.

Não incluir as previsões reais (porcentagem fixa consumida em cada período de previsão), a falta de dados históricos para basear o forecast e a incapacidade de definir períodos precisos também podem te levar a dados imprecisos.

O controle de estoque é o coração do sucesso de qualquer varejo. Evitar erros na gestão de estoque é o primeiro passo para assegurar satisfação dos clientes, custos otimizados e mais receita para a empresa!

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